高效合同流程構建指南：從制度與流程到審批權限的全方位解讀

摘要：本文旨在為企業(yè)提供一份構建高效合同流程的實用指南，從制度與流程的建立、需求與采購審批的協(xié)調、審批標準、審批方式到權限管理等方面進行詳細解讀。通過本文，您將了解如何建立清晰、規(guī)范的合同流程，提高采購活動的效率與質量，從而為企業(yè)創(chuàng)造更大的價值。

在之前的文章中，我通過具體案例闡述了合同流程管理的重要性及其對企業(yè)運營的影響。

在供應鏈與采購領域，曉閑以其深厚的行業(yè)經驗和前瞻性的見解脫穎而出。

他擁有六年財務分析經驗，深知供應鏈管理與財務分析的緊密聯(lián)系，并致力于通過二者的融合提升企業(yè)的運營效率和成本控制。

曉閑不僅關注于優(yōu)化企業(yè)的供應鏈管理，更致力于引領行業(yè)探索財務與投資分析在采購領域的應用，力圖開創(chuàng)全新的行業(yè)視角。

作為供應鏈領域的資深人士，他憑借豐富的經驗和獨到的洞察力，在企業(yè)管理與流程優(yōu)化方面具備獨特優(yōu)勢。

他的目標是成為能夠講財務與投資分析的采購第一人，為行業(yè)的進步和發(fā)展貢獻自己的力量。

今天，我將為您詳細解讀如何構建這樣一個流程，助您在激烈的市場競爭中脫穎而出。

一、制度與流程：奠定合同管理基石

首先，要明確整個流程的邊界和職能的邊界

要在公司內部形成對流程和制度達成共識。

在公司內部形成共識，確保各部門對流程和制度有準確、清晰的理解。這需要通過組織相關方進行溝通，明確各職能部門的邊界，并評估流程執(zhí)行中可能存在的障礙和沖突。

對于大型、矩陣型及業(yè)務復雜的企業(yè)，更應以書面形式明確組織流程和制度，確保流程的一致性和可操作性。

其次，要組織企業(yè)內部的相關部門的培訓

針對專門部門去對人員進行培訓，確保關聯(lián)部門對于制度和流程的理解是準確的、清晰的和一致的。

二、需求與采購審批：協(xié)同推進，避免浪費

采購需求的審批把關是重要環(huán)節(jié)。

不合理的需求如果在采購需求審批環(huán)節(jié)中直接被放過，到采購環(huán)節(jié)后，即容易出現(xiàn)凡申請皆投入人力成本開展采購活動，將導致人力成本的浪費，但大量采購活動審批環(huán)節(jié)無法獲得通過。

其中的關鍵在于2點：

1.誰為采購申請的合理性承擔責任

通常而言，采購申請的合理性的第一責任人應當是需求部門的負責人。

由他負責卡一個采購需求的第一關。

如果最終整個部門發(fā)生了大量的不合理采購行為，那么，這個部門的負責人將要承擔不合理采購行為的主要責任。

不過，這里有例外情況。

那就是：某個部門所有的采購行為都是屬于某個投資項目的部門級采購行為，如果整個項目都錯了，那么，失敗采購的主要責任應當由投資項目的決策方承擔，通常而言，要么是CEO、CFO、COO、研發(fā)總監(jiān)、總經理等核心管理層、董事會等等這些角色中全部或者主要決策方承擔。

當然，某種情況下，董事會等角色并沒有實際決策權而是有大股東操控的投資行為，那么，大股東則應當承擔主要責任，當然，在企業(yè)治理結構合理的企業(yè)中，大股東發(fā)揮決策權時，往往最終落實的責任主體是董事會，因此，董事會依然是第一個背鍋的。

2.誰負責審批采購申請

通常而言，采購申請的審批人如果不具備相應的審批權限或者不勝任審批，就容易導致原本不該發(fā)生的采購活動發(fā)生了，導致了大量的人力成本的發(fā)生。

這里需要明確：誰應當承擔一項采購需求的審批權。

通常而言，企業(yè)內部承擔采購需求審批權的人主要有：采購負責人、需求部門負責人、物料需求計劃崗以及采購人員。

在一個合理的采購流程中，一般最好關鍵采購申請的審批人一定要有采購負責人，因為他是采購流程的主要審批人，如果他不認可一項采購活動，即使采購需求在流程上審批通過，那么，最終在采購合同的審批環(huán)節(jié)中，他有非常大的概率會否則這項采購活動，即使采購價格等各個方面都合理。

當然，例外情況下，企業(yè)制度約束是：凡是經過審批的采購需求都必須被執(zhí)行，此時，該采購負責人將沒有權限因為采購需求的審批而拒絕一項采購活動。

不過，有趣的問題在于：現(xiàn)實情況下，在很多場合下，企業(yè)內部很少有人能拍著胸脯說——我們的采購申請必須執(zhí)行，原因是——大家對一項采購需求的合理性還是無法做到100%自信的，畢竟其中涉及到——花了公司的錢且要對效益負責。

三、采購審批的標準：客觀公正，確保效益

采購審批標準是一項采購行為究竟能不能被批準的客觀標準。

當我們評價一個采購活動是否應當被批準時，其中的客觀標準主要包括如下幾個方面：

采購價格和交易條件：包括付款方式、保質期、交貨期限等等

合同條款

交付期限

預算管控

采購合理性

采購方式

審批人在拒絕批準采購活動時，應基于客觀標準而非個人主觀喜好

當采購審批人拒絕批準一項采購活動時，其關注的條件應當是客觀的，而非個人的主觀喜好，確保審批的公正性和合理性。

比如：審批人可以因為無法為采購價格的合理性承擔責任而暫不予批準合同，但不應當因為自身的狀態(tài)和情緒而拒絕這項采購行為。

四、采購審批方式以及管理人風格：靈活適應，提升效率

采購審批方式是指：企業(yè)通過何種媒介和渠道完成某個采購合同的批準或者拒絕。

采購審批方式的選擇應基于企業(yè)文化和實際需求。

線上審批與線下審批各有優(yōu)缺點，企業(yè)應根據(jù)自身情況靈活選擇。同時，審批人的管理風格也會影響審批效率和質量。

舉例來說：

曉閑工作的第一家企業(yè)，公司有一個不成文的管理風格，如果遇到合同審批時，只要老板辦公室沒有政府官員，你可以隨時敲門進去找老板，只要合同的審批節(jié)點到了老板那里，不論任何時候。

而韓資企業(yè)則有些不同，由于韓國企業(yè)比較講究尊卑有序以及重視領導者的時間安排，當我們需要總經理審批時，往往會將大量的采購訂單集中交給總經理審批，且需要選擇合適的時間去。

因此，企業(yè)應培養(yǎng)審批人具備高效、公正、負責任的審批態(tài)度，以提升合同流程的整體效率。

五、采購審批的權限管理：權責明確，保障執(zhí)行

采購審批權限的管理是一個高效流程的重要環(huán)節(jié)。

權限管理是合同流程中的重要環(huán)節(jié)。通過明確各級審批人的權限和職責，確保流程的有序執(zhí)行。同時，建立合理的權限調整機制，以適應企業(yè)發(fā)展和市場需求的變化。

通常情況下，企業(yè)對于采購活動的權限管理，往往是按照重要性對采購活動進行分級管理的。

比如：采購金額達到一定規(guī)模的，最終由總經理批準；采購金額在什么范圍的，直接由采購經理批準；而采購金額達到一定程度的，則先經過采購經理審批后，最終再由采購總監(jiān)批準。

而某些情況下，對于采購金額非常少的，則可能會直接由采購員自行決策，不需要采購經理以及更高級別的管理者批準。

在采購活動中，不同的場景和企業(yè)文化下，會采取不同的采購審批權限。

比如：要追求高效的采購流程效率的管理文化之下，企業(yè)可能就會將提高低等級采購規(guī)模的金額，比如原來1000元以下的采購活動不需要采購經理審批的，現(xiàn)在將標準提高到2000元以下。

這種模式主要適合于企業(yè)的發(fā)展總體向好，企業(yè)業(yè)務發(fā)展表現(xiàn)在進步的企業(yè)中。

而對于嚴格追求采購活動審批的管理風格，可能會出現(xiàn)采購價值0.5元的東西都需要采購經理來審批一次，在這種情況下，企業(yè)會對采購支出行為進行更加嚴格的管控，往往比較適合于企業(yè)資金趨于緊張或者企業(yè)采購部門組織架構不完善等情況。

六、其他方面

除了審批權限外，其他方面也會對一個高效的合同審批流程產生一定的影響，比如一項采購活動要經過多少個部門和多少人審批。

比如原材料采購的合同審批環(huán)節(jié)設置了采購經理、采購總監(jiān)、流程管理、法務經理、法規(guī)經理、生產經理、計劃經理、質量保證經理、公司總裁、公司董事長等多人審批的流程。

這樣一個采購審批流程究竟是否合理呢？

答案是不確定，因為一份合理的采購審批流程往往需要遵循精益管理的原則，即：投入最低成本，實現(xiàn)最高效率。

企業(yè)投入在審批中的人員越多，企業(yè)的投入成本越高，但回報可能不一定會增加。

通常在流程中的審批人越多時，流程的時間成本也就越高，此外，管理者都要花時間在審批上，會導致管理者的時間被這個環(huán)節(jié)占用。

此外，投入的審批人越多，如果審批人不能承擔足夠的主動把關義務，那么，審批人越多，采購行為的可靠性也就越低，因為每一個人都可能認為其他人已經審過了，自己隨便看一看就好了，走個形式就好。

通過本文的解讀，相信您已經對如何構建高效合同流程有了清晰的認識。一個高效、規(guī)范的合同流程不僅能提高企業(yè)的運營效率和質量，還能為企業(yè)創(chuàng)造更大的價值。在未來的運營過程中，

我將繼續(xù)為您分享更多關于企業(yè)運營與流程優(yōu)化的實用經驗和見解。

請關注我，轉發(fā)本文，讓我們一起在企業(yè)運營的道路上不斷前行，創(chuàng)造更加輝煌的成就！

曉閑致力于為企業(yè)提供供應鏈管理方面的解決方案，助力企業(yè)實現(xiàn)業(yè)績的持續(xù)增長。同時，他也關注采購管理者的個人成長，希望通過分享經驗和策略，幫助他們在職業(yè)生涯中取得更大的突破。

無論您是企業(yè)家、供應鏈管理者還是對此領域感興趣的讀者，曉閑都歡迎您繼續(xù)探索高效供應網絡的奧秘，共同駛向成功的彼岸。